L'Institut recherche un·e Chargé.e d’administration et de comptabilité - Institut International des Droits de l'Homme et de la Paix (2IDHP)

Description du poste

Le·a Chargé.e d’administration et de comptabilité a pour mission de gérer l’administration générale de l’Institut et de tenir la comptabilité de l’association.

Il travaille en étroite collaboration avec la Directrice générale de la structure, avec les chargé.es de projet de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix et les chargé.es communication et de développement.

Missions du poste

Assurer le suivi administratif de la structure
Réaliser le suivi comptable et budgétaire de la structure
Accompagner la gestion sociale de la structure

Activités et tâches

Assurer le suivi administratif de la structure

Assurer la gestion administrative de la structure et de ses différentes activités

Formaliser les stratégies de suivi administratif de la structure en lien avec la direction y compris le suivi administratif de la certification Qualiopi
Elaborer et contrôler l’ensemble des documents administratifs de la structure
Apporter un appui à l’organisation et au suivi des instances statutaires
Pendre part aux réunions techniques et apporter un éclairage budgétaire
Veiller à la conformité légale et fiscale de la structure
Assurer le standard téléphonique, le suivi du courrier, la gestion des fournitures et achats
Accompagner les chargé.e.s de mission dans les démarches liées à l’organisation de leurs missions (réservation hôtel, véhicules, billets de train, …)
Contribuer au développement de la structure

Elaborer et suivre les dossiers de demande de subvention et de partenariat

Préparer les pièces administratives nécessaires à la demande de subvention
Formaliser les contenus des demandes de subvention en lien avec la direction
Être en lien direct avec les services financiers et comptables des collectivités, des partenaires et des bénéficiaires de l’Institut

Suivi des partenariats administratifs extérieurs

Suivre les démarches administratives de l’Institut (demande d’agrément, labellisation et autre certification)
Superviser les contrats généraux de la structure (assurance, banque, copieurs, mutuelle, téléphonie et internet, applications numériques, informatique, abonnement divers, etc.)

Réaliser le suivi comptable de la structure et élaborer les outils de gestion

Assurer le suivi comptable de la structure

Assurer le suivi de la trésorerie de la structure
Assurer l’édition des devis et des factures ainsi que le suivi du paiement de ces factures
Assurer le paiement des fournisseurs de l’Institut
Mettre en œuvre la comptabilité analytique par projet de la structure (y compris les rapports financiers pour les projets européens)
Saisir les écritures comptables

Elaborer les outils de gestion de la structure

Participer à l’élaboration du budget général de la structure et en assurer le suivi et le contrôle de son exécution
Participer à l’élaboration des budgets des différents projets et en assurer le suivi et le contrôle de son exécution
Mettre en place et gérer les tableaux de bord de suivi des financements
Elaboration des états financiers et transmission à la direction
Mettre en place les procédures de contrôle de gestion

Assurer l’interface avec les partenaires comptables de l’Institut

Préparer et établir les documents nécessaires à l’expert-comptable et au commissaire aux comptes
Contribuer à la clôture de l’exercice comptable
Superviser l’archivage des factures et pièces comptables et la production des documents comptables

Accompagnement à la gestion sociale de la structure

Gérer le suivi du personnel et les procédures techniques inhérentes

Mettre en œuvre les procédures relatives à la gestion des contrats (embauche, rupture conventionnelle, fin de contrat, volontariat en service civique…)
Assurer le suivi des éléments liés à la formation du personnel
Suivi des congés et des récupérations des salariés de l’Institut

Participer à l’établissement des paies

Récolter les informations en vue de l’établissement des fiches de paie
Assurer la transmission et le suivi des informations auprès du gestionnaire de paie
Assurer une veille réglementaire sur le droit social applicable à la structure

Relations

Internes

Rattachement hiérarchique à la Présidence et à la Direction de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix

Etroite collaboration avec la Direction de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix

Lien de travail avec les chargé.es de projet de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix et les chargé.es communication et de développement.

Externes

Avec le cabinet d’expert-comptable et le commissaire aux comptes.

Avec l’ensemble des fournisseurs de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix

Avec les services administratifs et financiers des partenaires et bailleurs de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix

Profil recherché

1) Savoir

De formation Bac+3 : BTS ou DUT de comptabilité avec une année supplémentaire de spécialisation
Niveau d’anglais B2
Maîtriser et avoir pratiqué la comptabilité générale et analytique, les écritures de clôture de comptes (amortissements, fonds dédiés…)
Avoir une bonne connaissance du plan comptable français et associatif
Connaissance du logiciel Isacompta
Excellente maîtrise d’Excel et pratique des systèmes d’information de gestion
Maitrise des financements européens et internationaux
Maitrise des attendus de la certification Qualiopi

2) Expérience

Une première expérience concluante d’au moins 3 ans à un poste similaire
La connaissance du milieu associatif français serait un atout apprécié
Bonne maitrise des financements publics (dossier de demande du subvention…)

3) Savoir-être

Capacité d’adaptation et réactivité
Travail en équipe
Rigueur et sens de l’organisation
Autonomie et force de proposition
Attention, écoute et discrétion professionnelle
Bonne capacité relationnelle, y compris dans un environnement interculturel, patience et diplomatie
Intérêt pour les droits de l’Homme, la paix, la liberté et l’éducation

Conditions d’exercice

CDI, prise de poste dès que possible

Poste basé au siège de l’Institut international des droits de l’Homme et de la paix à Hérouville Saint Clair.

Temps de travail : 35h

Télétravail possible (2 jours maximum)

Convention collective applicable ECLAT

Poste évolutif au sein de l’Institut

Salaire mensuel brut : entre 2200€ et 2400€ selon profil. 50% de prise en charge des transports publics + prise en charge à hauteur de 50% de la mutuelle d’entreprise.

Conditions de candidature

C.V et lettre de motivation à transmettre avant le 18 novembre à contact@2idhp.eu – Objet du mail « Chargé.e d’administration et de comptabilité – Candidature«

Entretiens prévus la semaine du 23 novembre 2026 en visioconférence.

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